Comment gérer le paiement en ligne de mes adhésions de foyers ruraux avec Gestanet ?
Si vous souhaitez permettre à vos membres de payer leurs adhésions en ligne et par carte bancaire, c’est facile : tout est prêt dans Gestanet et il suffit de posséder un compte sur HelloAsso ou de créer un compte sur la page d'inscription dédiée. Rien à payer en plus : l’accès à ces outils est gratuit !
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment faire.
Créez ou connectez votre compte HelloAsso à Gestanet
Pour vous connecter à votre compte HelloAsso existant ou en créer un en quelques clics, rendez-vous sur votre compte Gestanet :
- Accédez à l’onglet HelloAsso
- Puis cliquez sur le bouton vert “Connecter à HelloAsso”
Cela ouvre une fenêtre d’authentification :
- Cas 1 : si vous avez déjà un compte HelloAsso, écrivez votre email et mot de passe
- Cas 2 : si vous n’avez pas encore de compte HelloAsso, cliquez sur “Créer mon compte HelloAsso”
Si vous possédez déjà un compte HelloAsso
Une fois que vous avez entré votre email et votre mot de passe, il vous suffit de lier vos comptes. Vous trouverez le détail dans le point suivant.
Si vous ne possédez pas de compte HelloAsso
Pour créer un compte HelloAsso en quelques minutes, cliquez sur “Créer mon compte HelloAsso” ou rendez-vous sur la page d'inscription dédiée.
Vous arriverez sur un formulaire en deux étapes. Il suffit de renseigner les champs du formulaire. Tous les champs avec astérisque (*) sont obligatoires. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Inscrire mon organisme” pour passer à l’étape suivante afin d’aller au bout de l’inscription.
Reliez votre compte HelloAsso à Gestanet
Grâce aux développements réalisés dans le cadre du projet ASSOPRATIK, cette opération est très simple et se fait en seulement 2 clics.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur “Lier les comptes”,
- Une fenêtre de confirmation “connexion réussie” apparaît : il suffit alors de cliquer sur “Fermer la fenêtre” pour passer à la suite.
Précisions
La création de votre compte HelloAsso et sa connexion à votre compte Gestanet vous permettent de collecter des paiements en ligne par carte bancaire, mais pas de rapatrier automatiquement de l’argent reçu sur le compte bancaire de votre association.
→ Pour pouvoir disposer de l’argent récolté via la plateforme HelloAsso, vous devez vérifier votre compte HelloAsso. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié.
Configurez des paiements dans Gestanet
Une fois le compte HelloAsso créé ou connecté, la page de Gestanet > HelloAsso est modifiée et vous pouvez désormais recevoir des paiements en ligne par carte bancaire.
Vous pouvez également décider d’autoriser – ou non – le paiement en trois fois pour vos adhérents individuels, et fixer le montant à partir duquel vous souhaitez que le paiement puisse être fractionné. Par exemple :
Bien sûr, l’adhérent·e aura le choix final, et pourra opter pour tout payer en une seule fois si c’est ce qui l’arrange le mieux.
Envoyez le lien de règlement à vos adhérents
Notez bien que :
- La fonctionnalité permettant de proposer le paiement en ligne par carte bancaire est directement reliée à Gestanet (il ne s’agit pas de l’outil Adhésion de HelloAsso).
- Pour pouvoir l’utiliser, il faut d’abord bien renseigner et mettre à jour vos différents tarifs dans votre compte Gestanet : adhésion, activités, etc.
- La mise en place du paiement en ligne ne modifie pas votre procédure d’adhésion et d’inscription. C’est juste un nouveau moyen de paiement proposé.
- La procédure passe par l’envoi d’un courriel. Il faut donc renseigner l’adresse e-mail de l’adhérent·e dans sa fiche.
Lorsque vous inscrivez un adhérent individuel, vous renseignez sa “fiche adhérent”. C’est là que vous déterminez, en cochant les champs préalablement renseignés dans le compte Gestanet de votre association, quels sont les éléments à facturer : adhésion, activité(s), etc.
Une fois sélectionnés les éléments à facturer, il suffit de cliquer sur le bouton “Envoyer le mail > HelloAsso”.
Une petite fenêtre de confirmation s’affiche alors : cliquez sur “Fermer”.
De son côté, l’adhérent·e reçoit un email avec un lien pour effectuer son règlement :
En cliquant sur le lien hypertexte cliquable, la personne arrive sur la page de règlement suivante (qui la conduit ensuite à une page de paiement en ligne, où elle complètera ses coordonnées bancaires comme pour n’importe quel achat sur internet) :
La personne peut alors choisir de payer en une seule fois ou en 3 fois (sous réserve que votre association ait décidé d’offrir cette possibilité à ses adhérents – voir explications précédentes).
Liste de vos encaissements dans Gestanet
Dans Gestanet, la liste de vos encaissements fait désormais apparaître les règlements en ligne par carte bancaire reçus grâce à la plateforme HelloAsso.
À noter qu’en cas d’erreur de montant et tant que vous n’avez pas rapatrié l’argent sur le compte bancaire de l’association, vous pouvez facilement procéder au remboursement complet du paiement erroné via votre compte HelloAsso. Pour en savoir plus : Comment rembourser ou se faire rembourser sur HelloAsso ?
→ Ce remboursement effectué depuis votre compte HelloAsso apparaîtra alors également dans votre récapitulatif des paiements reçus.
Pour retrouver vos encaissements
Cliquez sur l’onglet “Encaissements” :
Exemple de présentation de la page “Encaissements”
En haut de page, vous retrouvez toujours les paiements par chèques (si vous les avez enregistrés dans Gestanet).
Puis, un récapitulatif vous permet de visualiser tous vos encaissements enregistrés au cours de l’année, par type de moyen de paiement :
Si vous avez connecté votre compte HelloAsso à Gestanet et si vous avez reçu des paiements en ligne par carte bancaire, ils s’affichent désormais aussi dans la liste récapitulative, au même titre que les chèques et virements.
Une seule différence :
- L’enregistrement des paiements et remboursements en ligne par carte bancaire dans Gestanet est automatique,
- Les paiements par chèques et / ou virements doivent être saisis manuellement.
Un peu plus bas, vous retrouvez le détail des paiements reçus :
Pour les paiements par CB : la référence indiquée est celle de HelloAsso.
Cette référence permet de retrouver facilement le paiement, pour le rembourser si nécessaire. L’émetteur est la personne qui a effectué le paiement. La mention de la banque HelloAsso permet d’éviter les confusions, puisque c’est HelloAsso qui collecte l’argent pour vous dans un premier temps (c’est votre intermédiaire bancaire).
En cas de remboursement directement depuis HelloAsso, la référence du remboursement est la même que pour le paiement initial.
Tout en bas de la page “Encaissements”, vous retrouvez vos virements reçus (sous réserve que vous les ayez manuellement enregistrés dans votre compte Gestanet).
