Comment permettre à mes adhérents de payer leur adhésion en plusieurs fois ?

Sur HelloAsso, il est tout à fait possible de proposer le règlement en plusieurs fois sur votre formulaire d’adhésion.

Nous allons aborder ensemble les points suivants :

Sommaire

La durée de validité de mon formulaire d’adhésion Le déroulé des prélèvements La création d’un tarif en 3 fois La création d’un tarif mensualisé La présentation de mon échéancier à mon adhérent

⚙️ Avant de commencer, rendez-vous dans votre interface :

Connectez-vous à votre compte association
Accédez à l’onglet “Mes adhésions” dans votre menu de gauche
Administrez la campagne qui vous intéresse et cliquez sur l’onglet “Tarifs”

La durée de validité de mon formulaire d’adhésion

Lors de la création de votre formulaire, vous pouvez paramétrer trois types de période d’adhésion en fonction de votre saisonnalité et de votre activité :

Sur une année glissante : l’adhésion est valable durant 12 mois à partir du premier paiement
De manière illimitée : l’adhésion est valable de manière illimitée
Sur une période personnalisée : l’adhésion est valable sur la durée que vous avez déterminé

Selon la période de validité choisie, vous pouvez mettre en place différentes modalités de paiements. En effet, les paiements récurrents ne sont pas possibles sur toutes les périodes.

📌 Voici un tableau récapitulatif :

	Paiement en 1 fois	Paiement en 3 fois	Paiement mensualisé
Année glissante	✔️	❌	✔️
Période illimitée	✔️	✔️	❌
Période personnalisée	✔️	✔️	✔️

À noter
Dès lors que votre formulaire enregistre un paiement, il ne sera plus possible de modifier la période d’adhésion.

Si vous souhaitez faire des modifications, nous vous recommandons de dupliquer votre formulaire. Notre article pour vous guider dans votre démarche : Comment dupliquer votre formulaire ?

Le déroulé des prélèvements

Le 1er prélèvement est immédiat et s’active le jour de l’inscription de votre adhérent ;
Les autres prélèvements se déclenchent, de façon automatique, selon les prochaines dates choisies lors du paramétrages ;
La carte bancaire utilisée lors de l'inscription sera celle prélevée pour les échéances suivantes (l’enregistrement de la carte est donc indispensable pour permettre les prélèvements) ;
Si un prélèvement est refusé, consultez notre article d’aide dédié à ce sujet.

La création d’un tarif en 3 fois

Le règlement en 3 fois vous permet de proposer une facilité de paiement à des dates précises. La première échéance est un prélèvement immédiat au paiement de l’adhésion, puis deux autres échéances seront à déterminer par votre association.

Commençons par “Ajouter un élément > Un tarif” :

Une fenêtre s’ouvre pour la création de votre tarif :

Nommez clairement votre tarif pour faciliter le choix de votre adhérent
Vous pouvez y ajouter une description courte (facultatif)
Choisissez le type de montant en 3 fois
Renseignez le montant de l’échéance appelée lors de chaque prélèvement automatique
Déterminez les dates des échéances

Dans notre exemple, le montant de l’échéance est de 20€. Le premier prélèvement s’enclenche le jour de l’inscription. Pour les prochains prélèvements, ils se poursuivront de façon automatique aux dates suivantes : 15/10/2022 et 15/11/2022. Le total à payer à la fin sera de 60€ 👍

Astuces : gérer vos adhésions selon les échéances choisies

Si un adhérent s’inscrit après la deuxième échéance, il paiera donc seulement deux échéances sur trois. Ceci est à prendre en compte lors de votre campagne d’adhésion.

Afin de gérer sereinement vos cotisations, nous vous recommandons :

Solution 1 : de dupliquer le tarif initial et de paramétrer des nouvelles dates pour permettre le prélèvement de toutes les échéances. Pour en savoir plus : Modifier un tarif/montant déjà utilisé
Solution 2 : si l’échéancier est déjà lancé avec un mois manquant, de créer un formulaire de paiement pour proposer le rattrapage de l’échéance manquée. Pour réaliser un formulaire de paiement : 🎓 Tutoriel : créez votre formulaire de paiement
Solution 3 : d’appliquer dans un premier temps la Solution 1, puis, avant d’inviter vos adhérents à réitérer leur paiement depuis le nouveau tarif dupliqué :
- Procédez aux remboursements des paiements déjà reçus ;
- Effectuez une demande de résiliation pour les paiements à venir, en nous transmettant les adresses emails des adhérent.e.s concerné.e.s (email relié au paiement et disponible depuis votre suivi des paiements).

Pour vous aider dans la marche à suivre, appuyez-vous sur notre notre aide.

La création d’un tarif mensualisé

Le règlement mensualisé vous permet de proposer une facilité de paiement configurée sur une même date chaque mois.

Commençons par “Ajouter un élément > Un tarif” :

Une fenêtre s’ouvre pour la création de votre tarif :

Nommez clairement votre tarif pour faciliter le choix de votre adhérent
Vous pouvez y ajouter une description courte (c’est facultatif)
Choisissez le type de montant mensuel
Renseignez le montant de l’échéance et la date de prélèvement
Vérifiez la mise en place de l’échéancier

Dans notre exemple, le montant de l’échéance est de 5€. Le premier prélèvement s’enclenche le jour de l’inscription. Pour les prochains prélèvements, ils s’effectueront de façon automatique tous les 15 du mois. Le total à payer à la fin sera de 60€ 👍

Le premier prélèvement s’effectue le jour de l’inscription et non à la date indiquée sur l’échéancier. Rassurez-vous, il n'est pas possible d'être prélevé deux fois le premier mois.

Exemple : Si votre adhérent·e s'inscrit le 12/09/2023 et vous avez indiqué le 15 du mois comme date de prélèvement sur l'échéancier alors :

Le premier prélèvement aura lieu le jour de votre inscription, soit le 12/09/2023 ;
Le deuxième prélèvement débutera le 15 du mois suivant, soit le 15/10/2023.

Le type de paiement mensuel ne contient pas toujours 12 prélèvements. Le prélèvement mensuel est effectué jusqu'à la date de fin de validité de la période d'adhésion.

Exemple : Ainsi, si votre adhérent·e est inscrit le 12/12/2023 et que vous avez indiqué une date de fin de validité de l'adhésion au 10/06/2024 :

Le premier prélèvement aura lieu le jour de l'inscription, soit le 12/12/2023 ;
Le deuxième prélèvement débutera le 15 du mois suivant, soit le 15/01/2024 ;
Le dernier prélèvement aura lieu le 15 du mois suivant, soit le 15/05/2024 ;
Total = 6 prélèvements

La présentation de mon échéancier à mon adhérent

Vous avez maintenant terminé de paramétrer vos tarifs d’adhésion 💪

Lors de son choix sur votre formulaire, votre futur adhérent pourra voir en un coup d’oeil le montant total de son adhésion :

Avant de valider son paiement, il pourra obtenir le récapitulatif et la mise en place de son échéancier :

À noter
a contribution volontaire suggérée correspond à chaque échéance, et non pas à la contribution totale. Vos futurs adhérents peuvent modifier cette contribution à leur convenance : en plus, en moins ou rien.