Comment suivre les réservations de mon événement ?
Nouveauté : Avec l'application HelloAsso, gérez vos participants et leurs paiements directement depuis votre poche, où que vous soyez.
Le suivi de votre campagne de billetterie se présente sous forme de tableau. Il vous permet de consulter le détail des transactions réalisées, de connaître les informations du payeur, le tarif sélectionné, les informations complémentaires et les pièces jointes si vous en avez demandé.
Dans cet article, nous allons aborder les points suivants :
⚙️ Avant de commencer, rendez-vous dans votre interface :
- Connectez-vous à votre compte association
- Dans votre menu de gauche, accédez à l'onglet “Mes billetteries”
- Sur la campagne qui vous intéresse, cliquez sur “Administrer”
Comment consulter le suivi de mes participants ?
Toutes les informations que vous avez collectées sur vos participants sont accessibles depuis l’administration de votre campagne de billetterie. Retrouvez l’onglet “Voir les participants” dans votre menu de gauche :
Les statistiques d’inscription
Une fois dans votre interface de suivi, vous pourrez obtenir un suivi général de vos inscriptions en cliquant sur "Voir plus de détails +" :
Obtenez les statistiques de vos inscriptions par tarif et par option :
La liste des participants
C’est ici que vous pourrez consulter toutes les informations relatives à vos réservations.
Pour Rechercher des participants, tapez leur nom, prénom, ou adresse mail dans la barre de recherche :
Pour trier votre liste, vous pouvez filtrer les montants pour afficher la liste de vos participants par tarif. Des cases à cocher vous permettent de sélectionner les lignes des inscriptions qui vous intéressent :
Astuce
Un de vos participants a égaré son billet ? Depuis votre liste, retrouvez la réservation de votre participant et cliquez sur “Voir le billet” :
Enfin, vous pouvez Télécharger l'export des participants en format Excel ou CSV :
Les documents joints par vos participants lors de leur inscription sont téléchargeables via un lien URL :
- Depuis le tableau de suivi de votre interface de campagne
- Depuis l'export excel
Pour en savoir plus sur l’export, découvrez
À noter
Il n’est pas possible de télécharger en masse les documents de vos participants.
Comment retrouver les dons supplémentaires laissés par mes participants ?
Vous pouvez retrouver l’ensemble des dons supplémentaires depuis votre export :
- Accédez à l’onglet “Suivi des paiements” dans votre menu de gauche ;
- Cliquez sur Télécharger la liste ;
- Une fois votre document ouvert, retrouvez l'information en Colonne S > "Don supplémentaire".
Pour en savoir plus sur l’export, découvrez
Comment effectuer le remboursement d’un billet ?
Vous pouvez à tout moment effectuer le remboursement d’un billet depuis votre onglet “Suivi des paiements”.
Pour en savoir plus, laissez-vous guider dans notre article dédié : Comment une association peut-elle rembourser un payeur via HelloAsso ?
