Comment gérer les adhésions hors ligne ?
Ces nouvelles fonctionnalités ont été conçues en fonction de vos besoins. 🎈
Elles ont pour objectif de simplifier la mise en place de votre formulaire en vous permettant une gestion hybride de vos adhérents (en ligne et hors ligne) et un gain de temps dans le suivi de vos paiements et adhésions. 😊
Découvrons ensemble ce qui vous attend ✨ !
Ajoutez des adhérents hors-ligne
Cette action vous permet d’ajouter manuellement les adhérents qui n’ont pas effectué de paiement via la plateforme HelloAsso (chèque, espèce, virement ou autre)
Depuis votre page d’accueil
Accédez à vos campagnes actives pour ajouter un adhérent hors-ligne :
Depuis votre page “Voir les adhérents”
Rendez-vous sur “Mes adhésions” > “Administrer” > “Voir les adhérents”
Une fenêtre pop-up s’ouvrira :
Première étape :
- Remplir l’ensemble des champs obligatoires dans l’onglet “Tarif et option” : tarif, moyen de paiement, date de paiement ;
- Dans le cas où il n’existe aucune option sur le tarif sélectionné, ce champ sera automatiquement grisé. Cependant, si une option est rattachée au tarif, elle apparaîtra automatiquement dans la liste déroulante du champ “Option” ;
- Il est possible d'ajouter plusieurs options à un même tarif ;
- Le champ “Commentaire” est facultatif. Il vous permet d’ajouter des annotations utiles à la gestion de vos adhérents. Exemple : N° de chèque, N° du pass Sport utilisé ;
- Après avoir rempli l’ensemble des champs obligatoires, accédez à l'étape suivante en cliquant sur le bouton vert “Suivant”.
Deuxième étape :
- Remplir l’ensemble des champs obligatoires dans l’onglet “Adhérent” : prénom, nom, e-mail ;
- Si des informations complémentaires sont rattachées à votre tarif, elles apparaîtront automatiquement dans cet onglet de façon facultative ou obligatoire, selon vos paramétrages ;
Exemple : fichier à télécharger (photo), date de naissance, numéro de téléphone, adresse postale, liste déroulante (niveau danse), code postal…
- Si une option est sélectionnée, elle s’affichera également dans cet onglet ;
- Pour finaliser l’inscription de votre adhérent hors-ligne, cliquez sur le bouton vert “Ajouter”.
Une fois cette action réalisée, un message s’affichera en haut à droite de votre page, pour vous confirmer l’enregistrement :
Lorsqu’un adhérent hors-ligne est ajouté :
- La jauge que vous aviez choisie, pour limiter le nombre de places d’un tarif ou d’une option, est automatiquement mise à jour.
- Si il reste 0 place : seules les inscriptions d’adhérents hors-ligne seront possibles.
À noter
L'ajout d'un adhérent hors ligne ne génère pas d'email de confirmation pour le payeur, ni de transaction dans son espace contributeur. Ces éléments sont uniquement visibles par les associations, pour permettre une meilleure gestion. Les cartes d'adhésion sont disponibles dans le suivi des adhérents, côté association uniquement.
Gérez vos adhérents hors-ligne
Cliquez sur les "..." au bout de la ligne concernée et effectuez vos modifications :
Seules les adhésions hors-ligne sont modifiables.
Modifier
Si vous souhaitez apporter des modifications, sélectionnez “Modifier” et cette fenêtre pop-up s’ouvrira :
Vous pouvez uniquement modifier les informations suivantes :
- Moyen de paiement (Chèque, Virement, Espèce, Autre)
- Date du paiement
- Commentaire
Les autres champs seront automatiquement grisés.
Astuce
Si vous avez effectué une erreur dans le choix du tarif ou de l'option de votre adhérent et que vous souhaitez modifier ces informations, nous vous conseillons de :
- Dupliquer votre adhérent
- Modifier l'information souhaitée
- Supprimer la première version
À noter
Il n’est pas possible de modifier ou dupliquer un adhérent hors-ligne si le tarif a été désactivé entre-temps.
Dupliquer
Afin de faciliter l’ajout de vos adhésions hors-ligne, vous avez la possibilité de dupliquer un adhérent. Cette action permet de conserver les informations ajoutées manuellement.
Cliquez sur “Dupliquer” et cette fenêtre pop-up s’affichera :
Les différents champs, au sein des 2 onglets, seront donc automatiquement pré-remplis.
À noter
Si un adhérent effectue un paiement en 3 fois par chèque, vous devrez saisir 3 fiches pour ce même adhérent. Vous pouvez utiliser la duplication pour gagner du temps.
Supprimer
Vous souhaitez retirer un adhérent hors-ligne de votre campagne ? C’est tout à fait possible !
Cliquez sur “Supprimer” et une fenêtre pop up vous demandera de confirmer la suppression.
Suivez l’ensemble de vos adhérents
À présent, vous pouvez centraliser l’ensemble des données et paiements de vos adhésions.
Retrouvez l’intégralité de ces informations dans vos 2 tableaux de suivi : suivi de vos adhérents et suivi de vos paiements.
➡️ Suivi de vos adhérents
“Mes adhésions” > “Administrer” > “Voir les adhérents” > Liste des adhérents
N’hésitez pas à consulter notre aide pour plus de détails.
Vous trouverez dans cette liste, l’ensemble de vos adhérents : en ligne et hors-ligne.
Si vous souhaitez exporter vos adhésions, cliquez sur le bouton “Télécharger la liste” :
Cartes adhérents : Il est également possible, pour les adhérents hors ligne, de générer des cartes d’adhésion. Retrouvez la marche à suivre ici.
➡️ Suivi de vos paiements
Accueil > Colonne de gauche > “Suivi des paiements”
N’hésitez pas à consulter notre aide pour plus de détails.
Vous trouverez dans cette liste, l’ensemble des paiements de vos campagnes : en ligne et hors-ligne.
Si vous souhaitez exporter vos paiements, cliquez sur le bouton “Télécharger la liste” :
Astuces
Dans vos exports (adhérents et paiements), pour mieux dissocier vos adhésions hors ligne et en ligne, nous vous conseillons d’appliquer un filtre sur la colonne des moyens de paiements :
→ En excluant ceux effectués par carte bancaire : seules les transactions hors ligne et gratuites seront visibles.
OU
→ En excluant ceux effectués par chèque, virement, espèce et autre : seules les transactions en ligne seront visibles.
Nous espérons que toutes ces améliorations vous plaisent.
Il ne vous reste plus qu’à vous lancer 🚀 !
