Que faire en cas d’annulation ou report de mon événement ?
Il est parfois difficile d’anticiper la cause de l’annulation ou le report d’un événement : météo, désistement d’un artiste… Plusieurs solutions s’offrent à votre association pour gérer ces exemples de situations et en informer vos participants.
Dans cet article nous allons aborder les points suivants :
Reporter mon événement
Votre billetterie enregistre des inscriptions, il est tout à fait possible de modifier la date de l’événement et la durée de vente des billets.
- Modifier la date de mon événement
Rendez-vous dans l’onglet “Informations générales” de votre billetterie, et mettez à jour la date de votre événement :
- Modifier la durée de vente de mes billets
Rendez-vous dans l’onglet “Tarifs” et au bas de la page, déterminez la date d’ouverture et fermeture de vente des billets :
Annuler mon événement
Votre organisme est contraint d’annuler son événement, nous vous indiquons comment ne plus rendre visible votre campagne auprès de votre public : Comment supprimer ou archiver ma campagne ?
Astuce
Si vous souhaitez que votre billetterie reste visible par votre public tout en étant clôturée, vous pouvez configurer une date de fermeture depuis l’onglet “Tarifs” puis "Options avancées > Déterminer une date de début et de fin de vente."
👀 Voici un aperçu d’une campagne clôturée :
Communiquer auprès de mes participants
Assurez-vous d’informer vos participants de la cause du report ou de l’annulation de votre événement dans la description de votre campagne, mais aussi en lançant une communication par email.
- Modifier la description de ma billetterie
Rendez-vous dans l’onglet “Personnalisation” de votre billetterie et informez vos participants dans la description courte et/ou détaillée :
Informez clairement la situation de votre association, les changements apportés, ou encore ce que vous leur suggérez en termes de compensation.
- Lancer une communication par email
Vous souhaitez notifier vos participants des changements de votre événement, récupérez leurs adresses mail depuis l’onglet “Voir les participants” du menu gauche de votre billetterie, puis téléchargez la liste disponible sur cette page :
Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : 🔎 Suivre les réservations de mon événement
Rembourser les participants de mon événement
Sur HelloAsso, il est tout à fait possible de rembourser vos participants à condition de ne pas avoir versé leurs paiements sur le compte bancaire de votre association (dans ce cas, il faudra procéder au remboursement hors de la plateforme).
- Procéder au remboursement sur HelloAsso
Rendez-vous dans l’onglet “Suivi des paiements” de votre menu de gauche, cliquez sur les trois points "..." puis sur "Rembourser" à droite de votre participant :
Si vous avez paramétré le versement automatique de votre collecte, nous vous recommandons de le désactiver jusqu’à la nouvelle date de votre événement pour vous permettre de rembourser les participants sur la plateforme HelloAsso.
Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet “Mon compte > Mes versements” :
- Offrir une compensation à mes participants
Il est tout à fait possible d’offrir une compensation à vos participants avec l’utilisation d’un code promo. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Comment ajouter des codes promos sur ma billetterie ?
Ou bien proposez à vos participants de transformer leur paiement en don de soutien à votre association.
Assurez-vous d’obtenir l’accord explicite de vos participants 😉
