🎓 Tutoriel : comment créer un formulaire d’adhésion ?
Tout au long de l’année, vous pouvez collecter des adhésions au profit de votre association. Vous déterminez le prix de la cotisation, les informations demandées aux adhérents et diffusez la campagne ! Découvrez en détail comment procéder à la création de ce formulaire d’adhésion.
Adhésion : vos premiers pas
Pour débuter dans la création de votre campagne d’adhésion, nous allons aborder dans ce tutoriel les étapes suivantes :
Avant de commencer, rendez-vous dans votre interface :
- Connectez-vous à votre compte association
- Dans votre menu de gauche, accédez à l'onglet “Mes adhésions”
- Créez une nouvelle campagne d’adhésion en cliquant sur “Créer une adhésion” en haut à droite de votre écran
1/ La création de votre période d’adhésion
Nommez votre formulaire
Commencez par renseigner le nom de votre campagne, ce choix est important dès le départ. Une fois le nom enregistré, l’adresse web de votre campagne se génère automatiquement.
A noter
Une fois le nom du formulaire enregistré, l’adresse web peut être modifiée du moment que vous n’avez enregistré aucune adhésion.
Pour en savoir plus : Comment modifier l'URL de mes formulaires ?
Définissez votre période d’adhésion
Faites le choix d’une période d’adhésion en année glissante, illimitée ou encore personnalisez vos dates !
Les périodes de validité ne permettent pas toutes les mêmes modalités de paiement. Selon la période choisie, différents types d’échéances de paiement vous seront proposées. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter ce guide : La période de validité de mon formulaire d’adhésion.
2/ Le choix de la grille des tarifs pour vos adhésions
Une fois que vous avez renseigné et enregistré la première étape (paramétrage du nom, dates, etc…), passez à l’étape suivante pour créer vos tarifs 🚀.
Voici les étapes à suivre :
- Cliquez sur “Ajouter un tarif”
- Choisissez le type de tarif : Fixe : le montant paramétré sera prélevé en une fois lors de la commande de votre adhérent
- Mensuel* : le montant paramétré sera prélevé tous les mois, à partir du jour de la commande de votre adhérent
- 3 fois* : la première mensualité sera prélevée le jour de la commande, puis les 2 autres aux dates que vous aurez paramétrées.
- Libre : c’est votre payeur qui indiquera le montant qu’il souhaite. Vous pourrez paramétrer un minimum d’achat.
- Gratuit
* Actuellement disponible sur l’adhésion uniquement
- Nommez clairement votre tarif pour faciliter le choix de votre acheteur
- Ajoutez un court descriptif (facultatif). Attention, le descriptif ne remontera pas dans votre export de campagne. N’y indiquez donc pas d’informations nécessaires à votre suivi. Il ne doit s’agir que d’une information ponctuelle à destination de vos payeurs
- Paramétrez le montant de votre tarif
- Appliquez la TVA si besoin
- Dans les paramètres avancés, vous pourrez limiter la quantité totale, limiter la quantité par commande et indiquer si le tarif donne droit à une réduction d’impôts (pour l’adhésion et la billetterie uniquement)
🎉 Bravo, votre premier tarif est créé !
Cette étape sera à réitérer pour chaque tarif que vous souhaitez créer.
Consultez et organisez vos tarifs
Une fois l’ensemble de vos tarifs créés, consultez en un coup d’œil les informations suivantes :
- Le nom du tarif et sa description
- Le montant ainsi que le type de paiement (fixe, mensuel, en 3 fois, libre, gratuit)
- La quantité paramétrée
Si vous souhaitez modifier, dupliquer, désactiver ou supprimer l’un de vos tarifs, cliquez sur le bouton “Actions ⚙ ” situé en haut à droite de votre page.
Vos tarifs sont listés selon leur ordre de création. C’est ainsi qu’ils apparaîtront sur votre parcours de commande. Il vous est toujours possible de les réorganiser des deux façons suivantes :
À noter
Un tarif déjà utilisé ne peut être supprimé. Nous vous invitons à le désactiver afin que celui-ci ne puisse plus être sélectionné par vos adhérents.
Par défaut, seuls les tarifs actifs sont affichés. Si vous souhaitez consulter également les tarifs désactivés, cochez la case prévue à cet effet :
L’ajout de vos options
Vous souhaitez proposer un T-shirt en complément de l’adhésion, une boisson offerte en plus du billet acheté ou d’un module de frais de port ? C’est par ici que ça se passe !
Comme pour la création des tarifs, cliquez sur “Ajouter une option” puis :
- Indiquez s’il s’agit d’une option gratuite ou payante
- Donnez un nom et une description (facultative) à votre option
- Appliquez une TVA si besoin
- Indiquez si tous les tarifs ou uniquement certains peuvent donner droit à la sélection de cette option
- Limitez la quantité d'options à proposer
- Indiquez si cette option doit obligatoirement être cochée.
Une fois l’ensemble de vos options créées, consultez en un coup d’œil les informations suivantes :
- Le nom de l’option et sa description
- Son montant
- Son statut (obligatoire ou facultatif)
- La quantité restante sur la quantité paramétrée
- Les tarifs concernés par l’attribution de l’option
Si vous souhaitez modifier, dupliquer, désactiver ou supprimer l’une de vos options, cliquez sur le bouton “Actions ⚙ ” situé en haut à droite de votre page.
À noter
Une option déjà utilisée ne peut être supprimée. Nous vous invitons à la désactiver afin que celle-ci ne puisse plus être sélectionnée par vos payeurs.
Par défaut, seules les options actives sont affichées. Si vous souhaitez consulter également les options désactivées, cochez la case prévue à cet effet.
L’ajout de codes promos
Applicables sur les tarifs fixes, ponctuels ou mensuels, les codes promos vous permettent d’appliquer une réduction personnalisable à vos formulaires.
Voici les étapes à suivre :
- Cliquez sur “Ajouter un code promo”
- Paramétrez le type de réduction : en Euros ou en pourcentage
- Indiquez le nom du code promo : c’est celui-ci qui sera à renseigner avant la validation du panier, et qu’il faudra communiquer à vos acheteurs
- Renseignez le montant de la réduction
- Précisez les tarifs concernés : tous ou une sélection
- Limitez la date de disponibilité du code promo : passé ce délai, un message d’erreur “Code invalide” sera rencontré par vos payeurs
- Limitez le nombre total d’utilisations
Le code promo s’applique par tarif. De ce fait, une utilisation = un tarif.
Exemple : dans le cas où le panier contient 2 tarifs et que vous limitez l’utilisation du code promo à 1 utilisation, le code promo se déduira sur un seul tarif uniquement.
À noter
Le code promo s’applique uniquement sur les tarifs fixes, ponctuels ou mensuels (donc ne s'applique pas sur les tarifs libres).
Le code promo ne s’applique pas sur les options.
Vos codes promos ne peuvent pas avoir le même nom. Assurez-vous d’attribuer un nom différent pour chaque code promo créé.
Une fois l’ensemble de vos codes promo créés, consultez en un coup d'œil les informations suivantes :
- Le nom de votre code promo
- Le montant de sa réduction
- Le nombre d’utilisations à l’instant T
- La disponibilité : en illimité ou aux dates paramétrées
- Les tarifs concernés par la déduction
Si vous souhaitez modifier, dupliquer, désactiver ou supprimer l’un de vos codes promo, cliquez sur le bouton “Actions ⚙” situé en haut à droite de votre page.
Par défaut, seuls les codes promos actifs sont affichés. Si vous souhaitez consulter également les codes promos désactivés, cochez la case prévue à cet effet :
Dans le cas où vous souhaitez faire bénéficier vos futurs adhérents d’une réduction spécifique comme le Pass’Sport, n’hésitez pas à vous appuyer sur cette aide qui vous sera utile.
Les paramètres de votre adhésion
Afin de personnaliser encore plus votre grille tarifaire, rendez-vous dans l’onglet “Paramètres” ! 🐾
Vous pouvez paramétrer les champs suivants :
- Limiter le nombre total d’adhérents : une fois la limite atteinte, voici le message qui s’affichera :
- Déterminer une date de début et de fin d’adhésion : en dehors de ce délai, la campagne ne sera pas accessible à vos adhérents.
- Permettre aux adhérents de faire un don en plus à votre association : par défaut, les montants 5, 10 et 20€ sont proposés. Ceux-ci peuvent être modifiés. Le montant libre ne peut être supprimé.
- Afficher le nombre d’adhérents et le montant collecté publiquement sur votre campagne
- Générer des cartes d’adhésion : celles-ci seront envoyées à vos adhérents et disponibles dans leur espace personnel. Au besoin, vous pourrez également retrouver les cartes de vos adhérents dans votre suivi de campagne. Si besoin, n’hésitez pas à consulter cet article : À quoi ressemble la carte d’adhésion émise par HelloAsso ?
3/ Les informations complémentaires de vos adhérents (facultatif)
Vous avez besoin d’informations complémentaires, plus que le nom ou le prénom ?
Lors de cette étape 3, vous allez pouvoir ajouter une information comme : le code postal, l’adresse mail, le certificat médical de vos adhérents, ou demandez simplement s’ils souhaitent recevoir votre newsletter.
Formulez votre question, puis dans “Type de réponse souhaitée”, récupérez l’information par différents moyens : texte, choix, liste déroulante, fichier… Choisissez d’appliquer la question uniquement sur un tarif ou sur tous en fonction de vos besoins.
Petit détail, ou pas… Vous pouvez aussi ajouter vos conditions générales d’adhésion. Vos adhérents devront en prendre connaissance au moment du paiement, avec une case de consentement à cocher pour valider la lecture de votre document :
L'information apparaitra de la façon suivante, dans le parcours de commande de votre adhérent :
Plusieurs solutions sont possibles pour demander et transmettre des documents à vos adhérents. Pour en savoir plus, consultez notre aide.
4/ La personnalisation de votre campagne
Commencez cette étape 4 par renseigner les coordonnées du contact de l’organisateur. Si vous ne renseignez pas ces informations, ce seront celles de la page association qui remonteront par défaut.
Et maintenant… La décoration en étape 4 "Personnalisation" ! 🎨
Dans votre description courte, donnez envie à des particuliers de rejoindre votre association, et ainsi agrandir vos rangs. Car ensemble on va plus loin ❤️ Indiquez un maximum d’informations comme vos engagements et projets en cours ou à venir !
Dans votre description détaillée, vous allez pouvoir expliquer l’objectif de votre association. Ajoutez une vidéo ou une image illustrant les activités que vous avez déjà réalisées avec les membres de votre association.
- Pour ajouter une vidéo, cliquez sur l'icone vidéo pour insérer un média, puis collez le lien de votre vidéo YouTube, Dailymotion ou Viméo
- Pour ajouter une image, cliquez sur l'icone image pour insérer une image, puis suivez les instructions
Vous avez ensuite la possibilité de personnaliser la couleur des boutons de votre page d’adhésion.
Choisissez la couleur que vous désirez en déplaçant votre souris dans l’espace correspondant, ou en indiquant le code hexadécimal de la couleur souhaitée.
Ajoutez une bannière pour le haut de votre page, et une vignette pour illustrer votre campagne. Voici un guide pour vous aider à trouver les bonnes dimensions de vos images : Les dimensions recommandées pour vos logos/bannières/images.
À noter
En cas d'absence d'image sur la vignette ou la bannière, c'est un pictogramme ou une image d'HelloAsso qui apparaitra automatiquement.
Si vous ne sélectionnez pas de vignette, ce sera l'image de votre bannière qui remontera à la place (attention l'image sera rognée puisque le format bannière 'est pas le même que la vignette)
N’oubliez pas le message de remerciement personnalisable ! Ce message apparaîtra sur la page de confirmation de paiement.
5/ La communication de votre campagne
La préparation de votre campagne d’adhésion est terminée, elle est publiée sur l’annuaire HelloAsso.
🎉 Vous pouvez modifier à tout moment le statut de votre adhésion :
- Publiée en publique
- Publiée en privée
- Brouillon
Pour en savoir plus : Comment modifier le statut de publication de ma campagne ?
Il ne vous reste plus que l’étape de diffusion ! Dans cette dernière page, vous aurez accès à l’adresse URL de votre campagne ainsi que son QR code à mettre sur vos affiches et flyers ! Partagez votre campagne sur les réseaux sociaux en cliquant directement sur les icônes associées.
Si vous souhaitez intégrer votre formulaire sur votre site internet, c’est possible grâce aux widgets.
Nous vous recommandons cet article : Comment intégrer les formulaires de mes collectes à mon site internet ?
Nous vous souhaitons une bonne campagne d’adhésion 😉
