🎓 Tutoriel : comment créer une billetterie en ligne ?
Créez votre billetterie en seulement 5 étapes :
⚙️ Avant de commencer, rendez-vous dans votre interface :
- Connectez-vous à votre compte association
- Dans votre menu de gauche, accédez à l'onglet “Mes billetteries”
- Créez une nouvelle campagne en cliquant sur “Créer une billetterie” en haut à droite de votre écran
1/ La création de votre évènement
Nommez votre évènement
Commencez par renseigner votre nom de campagne, le choix du nom est important dès le départ. Définissez de quel type d’événement il s’agit : un festival, un atelier, ou bien une compétition.
Renseignez le lieu de votre événement
Indiquez le lieu où se tiendra votre événement, et saisissez l’adresse postale pour que vos participants puissent s’y rendre facilement.
Définissez la durée de votre événement
Si vous avez défini une durée, renseignez la date et l’heure de début et de fin de votre événement :
Pour la création d’une billetterie sur plusieurs jours, voici un guide dédié : Comment organiser une billetterie sur plusieurs jours ?
Astuce
Si vous souhaitez créer un formulaire sur lequel les utilisateurs choisissent eux-mêmes la date de l’événement parmi un choix défini (un festival par exemple), nous vous conseillons de ne pas définir de durée, et de proposer différentes dates en créant une grille de billets.
Lorsque vous paramétrez une date à votre évènement, un e-mail de rappel est automatiquement envoyé la veille à vos participants la veille 🥳.
Vous y trouverez les informations nécessaires à votre évènement, à savoir :
- Le lieu
- La date et horaire
- Le contact de votre association
- Le billet, si vous avez choisi l’option de l'émettre
NB : Il n'est actuellement pas possible de désactiver l'envoi automatique de cet e-mail. De plus, ce sont les informations présentes lors de la transaction qui seront indiquées sur l'e-mail : en cas de changement de lieu ou d'horaire, veillez à communiquer en amont les nouvelles informations à vos participants.
2/ Le choix de grille des tarifs pour vos billets
Une fois que vous avez renseigné et enregistré la première étape (paramétrage du nom, dates, etc…), passez à l’étape suivante pour créer vos tarifs 🚀.
Voici les étapes à suivre :
- Cliquez sur “Ajouter un tarif”
- Choisissez le type de tarif :
- Fixe : le montant paramétré sera prélevé en une fois lors de la commande de votre adhérent
- Mensuel* : le montant paramétré sera prélevé tous les mois, à partir du jour de la commande de votre adhérent
- 3 fois* : la première mensualité sera prélevée le jour de la commande, puis les 2 autres aux dates que vous aurez paramétrées.
- Libre : c’est votre payeur qui indiquera le montant qu’il souhaite. Vous pourrez paramétrer un minimum d’achat.
- Gratuit
* Actuellement disponible sur l’adhésion uniquement
- Nommez clairement votre tarif pour faciliter le choix de votre acheteur
- Ajoutez un court descriptif (facultatif). Attention, le descriptif ne remontera pas dans votre export de campagne. N’y indiquez donc pas d’informations nécessaires à votre suivi. Il ne doit s’agir que d’une information ponctuelle à destination de vos payeurs
- Paramétrez le montant de votre tarif
- Appliquez la TVA si besoin
- Dans les paramètres avancés, vous pourrez limiter la quantité totale, limiter la quantité par commande et indiquer si le tarif donne droit à une réduction d’impôts (pour l’adhésion et la billetterie uniquement)
🎉 Bravo, votre premier tarif est créé !
Cette étape sera à réitérer pour chaque tarif que vous souhaitez créer.
Consultez et organisez vos tarifs
Une fois l’ensemble de vos tarifs créés, consultez en un coup d’œil les informations suivantes :
- Le nom du tarif et sa description
- Le montant ainsi que le type de paiement (fixe, libre, gratuit)
- La quantité paramétrée
Si vous souhaitez modifier, dupliquer, désactiver ou supprimer l’un de vos tarifs, cliquez sur le bouton “Actions ⚙ ” situé en haut à droite de votre page.
Vos tarifs sont listés selon leur ordre de création. C’est ainsi qu’ils apparaîtront sur votre parcours de commande. Il vous est toujours possible de les réorganiser des deux façons suivantes :
À noter
Un tarif déjà utilisé ne peut être supprimé. Nous vous invitons à le désactiver afin que celui-ci ne puisse plus être sélectionné par vos adhérents.
Par défaut, seuls les tarifs actifs sont affichés. Si vous souhaitez consulter également les tarifs désactivés, cochez la case prévue à cet effet
L’ajout de vos options
Pour en savoir plus sur l’ajout de vos options, n’hésitez pas à consulter cet article :🚀 Nouveauté : la création de vos tarifs fait peau neuve !
L’ajout de vos codes promos
Pour en savoir plus sur l’ajout de vos codes promos, n’hésitez pas à consulter cet article :🚀 Nouveauté : la création de vos tarifs fait peau neuve !
Les paramètres de votre billetterie
Pour en savoir plus sur les paramètres de votre billetterie, n’hésitez pas à consulter cet article : 🚀 Nouveauté : la création de vos tarifs fait peau neuve !
3/ Les informations complémentaires de vos participants (facultatif)
Vous avez besoin d’informations complémentaires, plus que le nom ou le prénom ?
Lors de cette étape 4, vous allez pouvoir ajouter une information comme : le numéro de téléphone, la carte d’adhésion de vos participants ou le choix d’un créneau horaire d’arrivée.
Formulez votre question, puis dans “Type de réponse souhaitée”, récupérez l’information par différents moyens : texte, téléphone, choix, liste déroulante, fichier… Choisissez d’appliquer la question uniquement sur un tarif ou sur tous en fonction de vos besoins.
Vous avez demandé à vos participants de joindre des documents ? Vous pouvez les retrouver dans votre onglet “Voir les participants” de votre menu de gauche. Pour télécharger les documents, utilisez leur adresse web.
Voici une aide pour vous guider dans votre démarche : 🔎 Suivre les réservations de mon événement
Petit détail, ou pas… Vous pouvez aussi ajouter vos conditions générales d’inscription à votre événement. Vos participants devront en prendre connaissance au moment du paiement, avec une case de consentement à cocher pour valider la lecture de votre document :
L'information apparaitra de la façon suivante, dans le parcours de commande de votre participant :
4/ La personnalisation de votre campagne
Commencez cette étape 4 par renseigner les coordonnées du contact de l’organisateur :
Si vous ne renseignez pas ces informations, ce seront celles de la page association remontera par défaut.
Et maintenant… La décoration ! 🎨
Dans votre description courte, donnez envie à des particuliers de participer à votre événement ❤️ Indiquez un maximum d’informations comme le lieu, la date, l’heure et le déroulement de votre événement ! Pensez également à préciser les consignes de sécurité et les conditions spécifiques.
Dans votre description détaillée (c’est facultatif), vous allez pouvoir présenter votre événement, ou expliquer l’objectif de votre association. Ajoutez une vidéo ou une image illustrant les activités de votre organisme !
- Pour ajouter une vidéo, cliquez sur l'icone correspondant. Insérer un média, puis collez le lien de votre vidéo YouTube, Dailymotion ou Viméo
- Pour ajouter une image, cliquez sur l'icone correspondant. Insérer une image, puis suivez les instructions
Vous avez ensuite la possibilité de personnaliser la couleur des boutons de votre page d’événement. Choisissez la couleur que vous désirez en déplaçant votre souris dans l’espace correspondant, ou en indiquant le code hexadécimal de la couleur souhaitée.
Vous avez ensuite la possibilité de personnaliser la couleur des boutons de votre page d’événement. Choisissez la couleur que vous désirez en déplaçant votre souris dans l’espace correspondant, ou en indiquant le code hexadécimal de la couleur souhaitée.
Ajoutez une bannière pour le haut de votre page ainsi que pour vos billets émis via HelloAsso. Ajoutez une vignette pour illustrer votre campagne. Voici un guide pour vous aider à trouver les bonnes dimensions de vos images : Les dimensions recommandées pour vos logos/bannières/images.
À noter
En cas d'absence d'image sur la vignette ou la bannière, c’est un pictogramme ou une image d'HelloAsso qui apparaîtra automatiquement.
Si vous ne sélectionnez pas de vignette, ce sera l’image de votre bannière qui remontera à la place (attention l’image sera rognée puisque le format bannière n’est pas le même que la vignette).
N’oubliez pas le message de remerciement personnalisable ! Ce message apparaîtra sur le billet de vos participants ainsi que sur la page de confirmation de paiement.
5/ La communication de votre campagne
La préparation de votre billetterie est terminée, elle est publiée sur l’annuaire HelloAsso 🎉
Vous pouvez modifier à tout moment le statut de votre campagne :
- Publiée en publique
- Publiée en privée
- Brouillon
Pour en savoir plus : Comment modifier le statut de publication de ma campagne ?
Il ne vous reste plus que l’étape de diffusion ! Dans cette dernière page, vous aurez accès à l’adresse URL de votre campagne ainsi que son QR code à mettre sur vos affiches et flyers !
Partagez votre événement sur les réseaux sociaux en cliquant directement sur les icônes associées.
Si vous souhaitez intégrer votre formulaire sur votre site internet, c’est possible grâce aux widgets. Nous vous recommandons cet article : Comment intégrer les formulaires de mes collectes à mon site internet ?
🌟 Bonus
Si votre billetterie attend une forte affluence (une communication médiatique ou une vente flash par exemple), n’hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions vous apporter la meilleure qualité de service !
Nous vous invitons à nous le communiquer 48h à l’avance à cette adresse.
Nous vous souhaitons un bon événement 😉
